Termini e Condizioni di Servizio

1. Chi siamo e definizioni

Il servizio è fornito da [DA COMPILARE: ragione sociale], sede legale in [DA COMPILARE: sede legale], P.IVA [DA COMPILARE: partita IVA], REA [DA COMPILARE: numero REA e Camera di Commercio], email [DA COMPILARE: email di contatto] (di seguito “BEMAWAY”).

• “Host” o “Utente”: chi crea un account per gestire uno o più alloggi turistici.
• “Consumatore”: l'Host persona fisica che agisce per scopi estranei all'attività imprenditoriale o professionale eventualmente svolta (art. 3 Codice del Consumo). Un Host che affitta in modo non imprenditoriale i propri immobili può essere un Consumatore.
• “Ospite”: la persona che soggiorna presso la struttura dell'Host e interagisce con l'assistente.
• “Servizio”: il gestionale web di BEMAWAY e l'assistente basato su intelligenza artificiale.
• “Contenuti dell'Host”: dati, testi, foto, prodotti, servizi e prezzi che l'Host inserisce.

2. Il Servizio

BEMAWAY offre un gestionale per strutture, ordini, servizi extra, collaborazioni e storico ospiti, un assistente basato su intelligenza artificiale che risponde agli Ospiti dell'Host (check-in, check-out, informazioni sulla struttura, problemi, richieste) e può proporre i prodotti e i servizi che l'Host ha deciso di vendere, e strumenti di assistenza.

Il Servizio comprende inoltre, se l'Host la attiva, la funzione di check-in online: raccolta dei dati del documento degli Ospiti tramite un link personale, percorso del soggiorno con i passaggi da completare, codici di accesso protetti fino alla conferma dell'identificazione, calcolo e richiesta della tassa di soggiorno secondo le impostazioni dell'Host (articolo 10).

Le funzionalità disponibili dipendono dal piano scelto (ad esempio il numero di strutture gestibili), come indicato nella pagina Prezzi del sito. Possiamo aggiungere, modificare o rimuovere funzionalità per migliorare il Servizio, senza ridurre in modo sostanziale quelle essenziali del piano sottoscritto.

BEMAWAY è un fornitore di software. Non è parte dei rapporti tra Host e Ospiti, né dei contratti di vendita di prodotti o servizi tra l'Host (o i suoi partner) e gli Ospiti.

3. Registrazione e account

• Per usare il Servizio devi avere almeno 18 anni, fornire dati veritieri e completi e mantenerli aggiornati.
• Sei responsabile della custodia delle credenziali e di ogni attività svolta con il tuo account. Se sospetti un uso non autorizzato, avvisaci subito.
• Un account è personale e riferito a un Host; non può essere ceduto senza il nostro consenso.

4. Prova gratuita, piani e prezzi

Alla registrazione hai diritto a un periodo di prova gratuita di 90 giorni sul piano scelto, senza dover inserire un metodo di pagamento. I piani, le loro caratteristiche e i prezzi sono quelli pubblicati sul sito al momento dell'acquisto e sono comprensivi di IVA.

Puoi attivare l'abbonamento in qualsiasi momento dalle Impostazioni, aggiungendo un metodo di pagamento. Se lo fai durante la prova, il primo addebito avviene alla fine della prova (se mancano meno di 48 ore alla sua fine, per vincoli tecnici del fornitore di pagamenti l'addebito può avvenire subito: te lo indichiamo prima della conferma).

L'abbonamento si rinnova automaticamente alla scadenza di ogni periodo (mensile o annuale, secondo la tua scelta) fino a disdetta. Il periodo di fatturazione e il prezzo sono mostrati prima del pagamento. Possiamo modificare i prezzi con le modalità previste all'articolo 16; la modifica non si applica al periodo già pagato.

5. Pagamenti

I pagamenti sono gestiti da Stripe: BEMAWAY non conosce né conserva i dati completi della tua carta. In caso di pagamento non riuscito possiamo riprovare l'addebito secondo le regole del fornitore e informarti, in modo che tu possa aggiornare il metodo di pagamento dal portale che ti mettiamo a disposizione nelle Impostazioni.

Per le vendite che l'Host effettua ai propri Ospiti tramite il Servizio, con pagamento diretto all'Host o al suo partner, BEMAWAY non incassa né trattiene somme, salvo diversa indicazione espressa.

6. Fine della prova gratuita, periodo di tolleranza e blocco

Se al termine dei 90 giorni non hai un abbonamento attivo, hai ancora 7 giorni di tolleranza in cui continui a usare il Servizio normalmente e ricevi promemoria nell'applicazione.

• Trascorsi i 7 giorni senza abbonamento attivo, l'accesso al gestionale è bloccato (restano raggiungibili le sole sezioni Impostazioni, per attivare l'abbonamento, e Assistenza) e l'assistente AI smette di rispondere agli Ospiti dell'Host e di inviare messaggi. Se un Ospite scrive, riceve un messaggio che lo informa che il servizio è stato sospeso dall'Host.
• I tuoi dati restano conservati, con i limiti dell'informativa privacy, e il Servizio si riattiva subito dopo l'attivazione dell'abbonamento.
• È tua responsabilità informare i tuoi Ospiti di eventuali interruzioni del Servizio e gestire direttamente le loro richieste.

7. Disdetta e recesso

Puoi disdire l'abbonamento in qualsiasi momento dalle Impostazioni (portale di gestione dell'abbonamento). La disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato: il Servizio resta attivo fino ad allora e non sono previsti rimborsi di periodi già iniziati, salvo quanto previsto dalla legge e dal paragrafo seguente.

Solo per i Consumatori: hai diritto di recedere dal contratto entro 14 giorni dalla sua conclusione, senza indicare il motivo (artt. 52 e seguenti del Codice del Consumo), scrivendoci all'indirizzo email indicato all'articolo 1. Se hai chiesto di iniziare subito il Servizio durante il periodo di recesso, in caso di recesso ci riconosci un importo proporzionale a quanto fornito fino al momento della comunicazione (art. 57); dopo la completa esecuzione del Servizio il diritto di recesso si perde se hai chiesto espressamente di iniziare e hai riconosciuto che lo perderai. La prova gratuita non comporta alcun pagamento: il diritto di recesso riguarda quindi i periodi a pagamento.

Puoi anche eliminare definitivamente l'account dalle Impostazioni: l'abbonamento è annullato subito, senza rimborso del periodo in corso (salvo il recesso dei Consumatori), e i tuoi dati sono cancellati come descritto nell'informativa privacy. Prima di eliminare l'account ti consigliamo di scaricare gli ordini.

Possiamo recedere dal contratto con un preavviso di 30 giorni, rimborsando la parte di prezzo già pagata e relativa al periodo non goduto.

8. Uso dell'intelligenza artificiale

L'assistente è un sistema automatizzato basato su modelli di intelligenza artificiale di terzi. Pur adottando controlli (ad esempio sul rispetto di prezzi, orari e disponibilità inseriti dall'Host), può fornire risposte incomplete, imprecise o non adatte al caso concreto.

BEMAWAY non garantisce che le risposte dell'assistente siano sempre esatte, complete o adatte a uno scopo specifico, né che non contengano errori. L'Host usa l'assistente, e ne propone le risposte ai propri Ospiti, sotto la propria responsabilità: nei limiti consentiti dalla legge e di quanto previsto dall'articolo 15, BEMAWAY non risponde delle conseguenze di risposte, suggerimenti o proposte generati dall'assistente.

• L'Host resta responsabile di verificare l'esattezza dei Contenuti dell'Host, che sono la fonte delle risposte dell'assistente, e di intervenire quando l'assistente segnala una situazione che richiede attenzione.
• L'assistente è uno strumento di supporto: l'Host si assume l'onere di supervisionare l'andamento delle conversazioni. Informazioni errate o promesse non autorizzate dall'Host (ad esempio sconti, servizi, orari di check-out o condizioni non previsti) vanno gestite dall'Host con l'Ospite. BEMAWAY adotta controlli per ridurre questi casi ma, nei limiti consentiti dalla legge e dall'articolo 15, non risponde delle informazioni errate o delle promesse generate dall'assistente.
• L'assistente non offre consulenza legale, fiscale, medica o di sicurezza. Le informazioni su tassa di soggiorno, regole della struttura e adempimenti restano di esclusiva responsabilità dell'Host (articolo 10); la dichiarazione di pagamento dell'Ospite non è una verifica e l'Host la conferma dal gestionale.
• L'Host è tenuto a informare i propri Ospiti che dialogano con un assistente automatizzato, anche usando il modello di informativa che mettiamo a disposizione.

9. Obblighi dell'Host

L'Host si impegna a:

• usare il Servizio nel rispetto della legge, dei diritti dei terzi e dei presenti Termini;
• inserire solo Contenuti dell'Host leciti, veritieri e di cui ha diritto di disporre, senza dati o contenuti offensivi, illeciti o ingannevoli;
• non offrire tramite il Servizio prodotti o servizi vietati dalla legge o che richiedano autorizzazioni di cui non è in possesso;
• ottenere e mantenere le autorizzazioni, comunicazioni alle autorità e codici identificativi richiesti per l'attività ricettiva;
• informare gli Ospiti sul trattamento dei loro dati personali e rispettare gli obblighi di titolare del trattamento, come descritto nel DPA;
• essere l'unico responsabile della vendita, consegna, fatturazione e assistenza dei prodotti e dei servizi offerti agli Ospiti, anche tramite partner.
• rispettare le policy dei fornitori dei canali di messaggistica usati dal Servizio (ad esempio le policy di WhatsApp Business di Meta), raccogliendo dagli Ospiti i consensi o le autorizzazioni all'invio di messaggi richiesti da tali policy e dalla legge e astenendosi da comunicazioni indesiderate. Nei limiti consentiti dalla legge, BEMAWAY non risponde del blocco o della limitazione di un canale o di un account dovuti a segnalazioni o violazioni delle policy del fornitore, salvo dolo o colpa grave;
• solo se agisce per scopi professionali: tenere indenne e manlevare BEMAWAY da pretese di Ospiti o di altri terzi derivanti dai Contenuti dell'Host, dalle istruzioni e dalle impostazioni da lui scelte, dai prodotti e servizi da lui venduti o dall'uso del Servizio in violazione dei Termini o della legge, salvo che il danno dipenda da dolo o colpa grave di BEMAWAY.

Per i prodotti e i servizi che l'Host vende agli Ospiti tramite il Servizio valgono inoltre queste regole:

• Venditore e controlli: i prodotti e i servizi offerti agli Ospiti tramite il Servizio sono venduti dall'Host o dai suoi partner, che ne sono gli unici venditori e responsabili. BEMAWAY fornisce solo lo strumento tecnico per presentarli e registrare gli ordini: non li sceglie, non li verifica e non ne controlla liceità, qualità, sicurezza, provenienza, etichettatura, prezzi o disponibilità, e non ha un obbligo generale di sorveglianza sui contenuti inseriti dagli Host.
• Autorizzazioni: l'Host garantisce di avere tutte le autorizzazioni, registrazioni e qualifiche richieste per ciò che offre, ad esempio per la vendita o la somministrazione di alimenti e bevande (comprese le informazioni su ingredienti e allergeni), per la vendita di alcolici (incluso il divieto di vendita ai minori) e per i servizi alla persona, e di rispettare le norme fiscali sulle vendite (ricevute, scontrini o fatture).
• Diritti degli Ospiti: gli obblighi verso gli Ospiti come consumatori (informazioni sul venditore e sul prodotto, garanzie, eventuale diritto di recesso, reclami e rimborsi) sono a carico dell'Host o del partner che vende, non di BEMAWAY.
• Partner: i partner con cui l'Host collabora non hanno un contratto con BEMAWAY; il rapporto con loro, la loro scelta e il loro operato sono responsabilità dell'Host.
• Segnalazioni: chiunque, anche un Ospite, può segnalare un prodotto o un servizio che ritiene illecito scrivendo a [DA COMPILARE: email di contatto]. Ricevuta una segnalazione circostanziata, BEMAWAY può rimuovere o rendere non visibile il contenuto, sospendere la vendita e chiedere chiarimenti all'Host, informandolo del motivo. [DA VERIFICARE: con il consulente la formula sulla responsabilità per i prodotti e la procedura di segnalazione rispetto al Digital Services Act]

Uso ragionevole del Servizio: l'assistente comporta costi di elaborazione proporzionali all'uso. Se l'utilizzo di una struttura è anomalo e supera in modo irragionevole quello medio del Servizio (ad esempio messaggi automatici o ripetuti in massa, o un flusso di messaggi non riconducibile a ospiti reali), BEMAWAY può limitare il numero di messaggi, sospendere temporaneamente l'assistente per la struttura interessata e proporre un piano adeguato all'uso. Prima di adottare queste misure, salvo urgenza o rischio per la sicurezza, ti avvisiamo e ti diamo modo di spiegare o rimediare. Non applichiamo addebiti aggiuntivi senza il tuo preventivo accordo, anche tramite la modifica del piano con le modalità dell'articolo 16.

10. Check-in online, identificazione degli ospiti e tassa di soggiorno

La funzione di check-in online e il percorso del soggiorno sono strumenti di supporto all'attività dell'Host. Non sostituiscono gli adempimenti che la legge pone a suo carico.

• Identificazione e comunicazione alla Questura: verificare l'identità di ogni Ospite e comunicarne i dati alla Questura (servizio Alloggiati Web) nei termini di legge (art. 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza) restano obblighi di esclusiva responsabilità dell'Host. Il Servizio raccoglie e mostra i dati forniti dall'Ospite ma non verifica il documento, non ne controlla la corrispondenza con la persona e non comunica nulla alle autorità: l'Host controlla i dati sul documento originale prima di comunicarli. I promemoria sulle scadenze sono un aiuto e non esonerano l'Host dal rispetto dei termini.
• Dichiarazioni dell'Host: la conferma “Identificazione effettuata”, con la relativa dichiarazione, e ogni altra conferma o annullamento eseguiti a mano (ad esempio dati ricevuti, arrivo, comunicazione alla Questura, check-out, importo o incasso della tassa) sono dichiarazioni dell'Host, registrate con data e ora nel registro del soggiorno. Il Servizio non può verificare che i controlli siano davvero avvenuti e l'Host è responsabile della veridicità di quanto dichiara.
• Codici di accesso: l'invio dei codici solo dopo l'identificazione funziona se l'Host inserisce i codici nell'apposito campo protetto e non li scrive in altri testi destinati agli Ospiti. La scelta di attivare o disattivare la protezione e la conferma dell'identificazione sono dell'Host. Nei limiti consentiti dalla legge e dall'articolo 15, BEMAWAY non risponde degli accessi alla struttura consentiti da tali scelte.
• Cancellazione dei dati del documento: per rispettare i principi di minimizzazione e limitazione della conservazione, i dati del documento sono cancellati in modo automatico 48 ore dopo che l'Host ha segnato la comunicazione alla Questura, e comunque entro 30 giorni dall'arrivo, come indicato nel DPA. L'Host deve completare la comunicazione prima di tali termini e conservare la ricevuta e gli altri documenti richiesti dalla legge. Dopo la cancellazione i dati non sono più recuperabili.
• File per Alloggiati Web: il file per il portale della Polizia di Stato è generato dal Servizio con i dati forniti dall'Ospite o inseriti dall'Host e con i codici delle tabelle ufficiali. L'Host lo controlla e lo carica sul portale con le proprie credenziali, sotto la sua responsabilità; la conferma del caricamento sul portale registra la comunicazione nel percorso del soggiorno. La ricevuta del portale la scarica e la conserva l'Host: il Servizio non la archivia.
• Check-out e modalità informativa: se l'Host sceglie di gestire lui il check-out, o di passare l'assistente in modalità solo informativa, la procedura di partenza e le comunicazioni con l'Ospite su quegli aspetti sono a cura dell'Host.
• Tassa di soggiorno: la riscossione, la dichiarazione e il versamento dell'imposta di soggiorno al Comune restano obblighi dell'Host. L'importo mostrato dal Servizio è calcolato in modo automatico con la tariffa per persona e per notte, le esenzioni e i limiti impostati dall'Host e i dati disponibili (persone, date di soggiorno); ha valore indicativo e tiene conto solo delle regole che l'Host ha configurato. Il numero di persone soggette deriva dalle date di nascita fornite dall'Ospite nel check-in online, per le esenzioni di età, e dalla sua conferma, oppure dalla sua dichiarazione all'assistente. BEMAWAY non verifica l'età o la condizione degli Ospiti né le regole del Comune: l'Host verifica l'importo, può correggerlo in qualsiasi momento e risponde della sua esattezza. BEMAWAY non incassa l'imposta. [DA VERIFICARE: con il consulente la formula sul valore indicativo dell'importo e sugli obblighi dell'Host verso il Comune]
• Messaggi agli Ospiti: link, promemoria e richieste del percorso sono inviati in modo automatico secondo le impostazioni della struttura. L'Host può sempre completare a mano ogni passaggio dal gestionale.
• Funzioni dell'assistente: l'Host può spegnere una per una le funzioni automatiche dell'assistente (ad esempio richiesta delle date, messaggi di accoglienza, invio del link di check-in online e dei codici di accesso, ordini e proposte di servizi, richiesta della tassa di soggiorno, check-out, richiesta di recensione). Le attività legate alle funzioni spente sono a cura dell'Host; l'assistente continua a rispondere alle domande degli Ospiti e a segnalare all'Host problemi e richieste.

11. Sospensione e risoluzione

Possiamo sospendere o limitare l'accesso al Servizio, in tutto o in parte, quando: (a) l'Host viola in modo grave i Termini o la legge, ad esempio offrendo prodotti o servizi illeciti; (b) vi sono ragionevoli indizi di frode o di uso abusivo; (c) lo impone un'autorità. Salvo urgenza o divieto di legge, ti comunichiamo prima il motivo e, quando possibile, la possibilità di rimediare. L'account sospeso non può accedere al gestionale (restano raggiungibili le sole richieste di assistenza) e l'assistente AI è disattivato per i suoi Ospiti.

In caso di violazioni gravi o ripetute possiamo risolvere il contratto con comunicazione scritta. Alla chiusura dell'account i dati sono gestiti come indicato nell'informativa privacy e nel DPA.

12. Proprietà intellettuale

Il Servizio, il software, i marchi, i loghi, la grafica e i testi di BEMAWAY sono nostri o dei nostri licenzianti e sono protetti dalla legge. Ti concediamo una licenza personale, non esclusiva, non cedibile e limitata alla durata del contratto per usare il Servizio.

I Contenuti dell'Host restano tuoi. Ci concedi la licenza, limitata a quanto necessario, per ospitarli, elaborarli e mostrarli agli Ospiti e per fornire il Servizio, incluso il loro invio ai fornitori tecnici di cui ci serviamo.

Se ci invii feedback, idee o suggerimenti per migliorare il Servizio, possiamo usarli liberamente, senza alcun obbligo di compenso o di riservatezza nei tuoi confronti e senza che tu acquisisca diritti sul Servizio. Restano esclusi i Contenuti dell'Host e i dati personali.

13. Dati personali

Il trattamento dei dati personali è descritto nell'informativa privacy. Per i dati degli Ospiti, di cui l'Host è titolare, valgono le condizioni dell'Accordo sul trattamento dei dati (DPA), che fa parte integrante dei presenti Termini.

14. Disponibilità del Servizio e fornitori terzi

Ci impegniamo a mantenere il Servizio disponibile e funzionante con la diligenza richiesta, ma non possiamo garantirne il funzionamento ininterrotto o privo di errori. Possono verificarsi interruzioni per manutenzione, guasti o cause di terzi (ad esempio i fornitori di hosting, di intelligenza artificiale, di messaggistica o di pagamento) e per eventi fuori dal nostro ragionevole controllo. Ove possibile, daremo avviso delle manutenzioni programmate.

Non è previsto alcun livello di servizio garantito (SLA). Brevi interruzioni o malfunzionamenti non danno diritto a rimborsi o riduzioni dell'abbonamento, salvo quanto la legge riconosce in modo inderogabile ai Consumatori (ad esempio in caso di difetto di conformità del servizio digitale).

BEMAWAY non risponde di interruzioni, ritardi o indisponibilità del Servizio causati da eventi fuori dal suo ragionevole controllo (forza maggiore), compresi guasti, blocchi o rallentamenti dei fornitori di infrastruttura cloud, database, funzioni serverless, intelligenza artificiale, pagamento o messaggistica. In caso di perdita di dati dovuta a tali eventi ci impegniamo a ripristinare quanto possibile dalle copie di backup.

15. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, BEMAWAY non risponde dei danni indiretti, del mancato guadagno, della perdita di prenotazioni o di opportunità e dei danni derivanti da Contenuti dell'Host, da decisioni o omissioni dell'Host, da risposte dell'assistente non verificate dall'Host o da servizi di terzi. Per i danni diretti, la responsabilità complessiva di BEMAWAY nei confronti dell'Host che agisce per scopi professionali è limitata all'importo pagato dall'Host nei 12 mesi precedenti l'evento che ha causato il danno.

Nessuna limitazione si applica nei casi in cui la legge non la consente, in particolare per dolo o colpa grave, per i danni alla persona e, nei confronti dei Consumatori, per ogni diritto loro riconosciuto in modo inderogabile.

16. Modifiche ai Termini e ai prezzi

Possiamo modificare questi Termini, i prezzi, i limiti di utilizzo e le funzionalità del Servizio (anche rimuovendo funzioni non essenziali) per giustificati motivi (ad esempio novità normative, nuove funzionalità, variazioni dei costi dei fornitori). Ti avvisiamo con almeno 30 giorni di anticipo via email o nell'applicazione. Se non accetti, puoi disdire l'abbonamento senza penali prima dell'entrata in vigore della modifica; se continui a usare il Servizio dopo tale data, la modifica si considera accettata. Le modifiche non incidono sui periodi già pagati.

17. Comunicazioni

Le comunicazioni a te sono inviate all'indirizzo email dell'account o nell'applicazione. Quelle a noi vanno inviate a [DA COMPILARE: email di contatto]. Sei tenuto a mantenere aggiornati i tuoi recapiti.

18. Legge applicabile e foro competente

I Termini sono regolati dalla legge italiana.

Per le controversie con Host che agiscono per scopi professionali è competente in via esclusiva il Foro di [DA COMPILARE: città della sede per il foro competente]. Per le controversie con i Consumatori è competente il giudice del luogo di residenza o domicilio del Consumatore, se situato in Italia, come previsto dal Codice del Consumo.

Prima di agire in giudizio, ti invitiamo a scriverci per cercare una soluzione amichevole.

19. Disposizioni finali

Se una clausola dei Termini fosse dichiarata invalida o inefficace, le altre restano valide. Il mancato esercizio di un diritto non comporta rinuncia. I Termini, l'informativa privacy, il DPA e la pagina Prezzi costituiscono l'intero accordo tra le parti sul Servizio. Una copia in vigore è sempre consultabile sul sito.

20. Clausole che richiedono specifica approvazione

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 c.c., l'Host che agisce nell'esercizio di un'attività professionale dichiara di aver letto e di approvare specificamente le clausole: art. 4 (rinnovo automatico), art. 6 (blocco dell'accesso e disattivazione dell'AI), art. 7 (disdetta e limiti ai rimborsi), art. 8 (uso dell'intelligenza artificiale), art. 9 (obblighi dell'Host, prodotti e servizi venduti agli Ospiti e manleva), art. 10 (check-in online, identificazione degli ospiti e tassa di soggiorno), art. 11 (sospensione e risoluzione), art. 14 (disponibilità del Servizio), art. 15 (limitazione di responsabilità), art. 16 (modifiche ai Termini e ai prezzi), art. 18 (legge applicabile e foro competente). Per i Consumatori valgono comunque le tutele inderogabili del Codice del Consumo.